Como usar IA para escrever um e-mail | Passos e exemplos

A IA está mudando a escrita, especialmente quando se trata de comunicações cotidianas como e-mails. A IA pode ajudar os humanos a trabalhar de forma mais eficiente, embora haja algumas boas práticas a serem levadas em conta na hora de aprender a usar IA para escrever um e-mail.

Para criar um e-mail como este, utilize o gerador de e-mail do Quillbot.

Humanizar texto

Como usar IA para escrever um e-mail

Estes cinco passos mostram como usar IA para escrever um e-mail que esteja alinhado com seu objetivo e estilo de comunicação pessoal.

1. Escolha uma ferramenta de IA e certifique-se de que está configurada

Devido à sua imensa popularidade, o ChatGPT pode ser a primeira ferramenta que você pensa ao decidir escrever um e-mail com IA. 

No entanto, você também pode querer conferir algumas alternativas ao ChatGPT para decidir qual ferramenta é a mais adequada para você. Por exemplo:

• O Chat AI do QuillBot não exige que você crie uma conta para usá-lo.

• O Gemini do Google se integra com o Gmail.

• A Perplexity foca em citar fontes.

Independentemente da ferramenta que você escolher, verifique suas configurações. Às vezes, você pode personalizar configurações como:

• Seu nome, ocupação e principal razão para usar a ferramenta

• Quais características você quer que a ferramenta incorpore (por exemplo: direta, espirituosa, reflexiva, etc.)

• O tom desejado para o conteúdo (por exemplo: formal, descontraído, cortês, etc.)

• Se você quer ou não que a IA faça referência à memória salva

• Preocupações com a privacidade (por exemplo: armazenamento de dados, notificações, detecção de voz, etc.)

• Aplicativos integrados

2. Entenda como a IA funciona

Se você quer usar IA para escrever um e-mail, entender como ela funciona pode ajudá-lo a obter melhores resultados. A maioria das IAs que você poderia usar para escrever um e-mail são IAs generativas e chatbots. Esses termos são semelhantes, mas não são iguais.

Em resumo, a IA generativa gera conteúdo original. A IA generativa usa tecnologias chamadas aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para essencialmente prever quais palavras devem vir a seguir após um usuário enviar um prompt.

Chatbot, por outro lado, refere-se à IA que é conversacional. Muitas IAs, como Chat IA ou ChatGPT, combinam essas tecnologias. Outras, como Siri ou Alexa, são chatbots, mas não generativos; você pode ter uma conversa com eles, mas eles não geram conteúdo original.

3. Tenha um objetivo claro em mente

Antes de usar qualquer ferramenta de IA, tenha um objetivo claro em mente para o seu e-mail. Considere:

• Para quem você está escrevendo (ou respondendo)?

• Que tipo de e-mail você está escrevendo?

• Qual é a mensagem principal que você quer enviar?

• Que tom você quer usar?

Talvez você queira escrever um e-mail de agradecimento após uma entrevista, ou queira criar uma mensagem de aviso para responder automaticamente a qualquer e-mail que receber enquanto estiver de férias. Você pode querer se apresentar em um e-mail a um contato que conheceu em um evento de networking ou enviar um convite em massa para uma festa de aniversário.

Tenha um motivo claro para usar a IA para escrever um e-mail antes de realmente começar a escrevê-lo.

4. Elabore seu prompt

O conteúdo gerado por IA é tão bom quanto o seu prompt. Pense no prompt como suas instruções para a IA. Quanto mais preciso for, mais próximo o resultado da IA estará do seu objetivo.

Ao elaborar seu prompt, você deve:

• Identificar o destinatário.

• Declarar claramente o propósito do e-mail.

• Incluir qualquer contexto ou detalhe relevante.

• Especificar o tom e o estilo desejados.

5. Revise e aperfeiçoe o e-mail da IA

Antes de enviar qualquer e-mail criado pela IA, certifique-se de revisá-lo para:

• Gramática e ortografia

• Precisão factual

• Tom e estilo

• Clareza da mensagem

• Comprimento adequado

Você pode aprimorar seu e-mail, fazendo a IA soar mais humana. Por exemplo:

• Varie o comprimento das frases.

• Remova estruturas excessivamente usadas (por exemplo: travessões).

• Edite palavras que não se encaixam naturalmente (por exemplo: “todas as nossas plantas são gentilmente cultivadas”).

• Use uma ferramenta de humanização para humanizar o texto gerado pela IA.

Humanizar texto

Escrevendo uma resposta de e-mail com IA

Ao responder a um e-mail, copie a mensagem original na sua ferramenta de IA para fornecer um contexto. Em seguida, dê à IA um prompt claro sobre como responder.

Alguns exemplos de prompts são:

• Escreva uma resposta curta, dizendo que estarei fora do escritório nestas datas.

• Confirme o recebimento dos documentos mencionados.

• Recuse o pedido, mantendo um tom positivo.

• Peça educadamente esclarecimentos sobre o que eles estão solicitando.

• Responda que não estou interessado. Mantenha o tom neutro, mas respeitoso.

Os benefícios de usar IA para escrever um e-mail

São vários os benefícios de usar IA para escrever um e-mail. Alguns deles são:

• Eficiência de tempo: você pode gerar rascunhos em segundos, incluindo e-mails em massa para usar com vários destinatários.

• Verificação automática de ortografia e gramática: embora seja sempre bom revisar o texto, a IA raramente comete erros de ortografia e gramática.

• Mensagens consistentes: a IA pode ajudar a manter a consistência no tom, na marca e na estrutura, o que é especialmente útil para empresas que dependem de uma comunicação clara e padronizada.

• Análise de sentimentos: a IA pode analisar e ajustar o tom do seu e-mail (tornando-o mais formal, amigável, mais assertivo, etc.). Isso é útil em comunicações emocionalmente sensíveis ou de alto risco.

• Resumos de conversas: a IA pode resumir longas conversas por e-mail para que você não precise relê-las. Isso economiza tempo e ajuda você a responder de forma mais eficaz.

• Extração de dados: com a ajuda da IA, você pode identificar e extrair rapidamente datas, prazos, endereços, números ou outros dados.

• Traduções: se você precisar se comunicar com alguém em outro idioma, a IA pode oferecer traduções instantâneas.

Perguntas frequentes sobre o gerador de e-mail

Como saber se um e-mail foi escrito usando IA generativa?

Você pode perceber que um e-mail pode ter sido escrito usando IA generativa procurando por estes sinais característicos:

• Linguagem excessivamente formal, genérica ou repetitiva.

• Falta de personalização.

• Falta de detalhes específicos ou experiências pessoais.

• O comprimento das frases não varia.

Aprender a usar IA para escrever uma carta ou um e-mail também pode ajudá-lo a identificar esses sinais.

Você também pode usar o Detector de IA do QuillBot para analisar a probabilidade de um e-mail ter sido escrito com IA.