Krankmeldung per E-Mail | Darauf solltest du achten

Du fühlst dich nicht gut und möchtest eine Krankmeldung per E-Mail an deinen Arbeitgeber schicken? Wir zeigen, worauf du dabei achten solltest, und stellen dir kostenlose Muster zur Verfügung.

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Krankmeldung per E-Mail: Das solltest du beachten

Eine Krankmeldung per E-Mail ist nicht nur unkompliziert, sondern auch rechtsgültig und in vielen Unternehmen bereits gang und gäbe.

Allerdings solltest du dich rückversichern, ob in deinem Arbeits- oder Tarifvertrag eine andere Vereinbarung getroffen wurde. In manchen Unternehmen ist es z. B. vorgeschrieben, (zusätzlich) telefonisch Bescheid zu geben.

Grundsätzlich solltest du bei einer Krankmeldung per E-Mail Folgendes beachten:

• Melde dich frühestmöglich, bestenfalls vor Arbeitsantritt, spätestens aber am selben Tag.
• Melde dich bei der korrekten Ansprechperson: Das kann deine direkte Vorgesetzte/dein direkter Vorgesetzter, die Abteilungsleiterin/der Abteilungsleiter oder jemand aus dem HR-Bereich sein.
• Gib deinen direkten Kollegen/Kolleginnen Bescheid, sodass sie ggf. deine Arbeit übernehmen können. Falls ihr Kommunikationstools nutzt, kannst du auch dort deine Abwesenheit eintragen.
• Stell den Zugang der E-Mail sicher: Mit Einstellen der automatischen Eingangsbestätigung und einer Lesebestätigung kannst du überprüfen, ob deine Krankmeldung auch wirklich gesehen wurde.
• Informiere auch Kunden/Klienten und Geschäftspartner: Stelle für deine E-Mails eine automatische Abwesenheitsnotiz ein. So machst du transparent, dass du ‚OOO‘ (= out of office) bist.

Krankmeldung per E-Mail: Inhalt & Aufbau

Eine Krankmeldung per E-Mail gilt als offizielles Schreiben und sollte bezogen auf Inhalt und Aufbau gewisse Kriterien erfüllen.

Inhalt einer Krankmeldung per E-Mail

Diese Infos gehören in eine Krankmeldung per E-Mail:

• die voraussichtliche Dauer der Krankheit (sofern absehbar)
• ggf. weitere Schritte, z. B. geplanter Arztbesuch oder Zusendung eines Attests
• dein Name/Kontakt

Achtung: Du bist nicht dazu verpflichtet, den Grund deines Ausfalls bzw. deine ärztliche Diagnose mitzuteilen.

Aufbau einer Krankmeldung per E-Mail

Du kannst dich bei deiner Krankmeldung per E-Mail an diesem Aufbau orientieren:

1. Betreff
2. Anrede
3. Text
4. Grußformel

In die Betreffzeile der E-Mail schreibst du kurz und prägnant, worum es geht. Am besten erwähnst du das Wort ‚Krankmeldung‘ (oder: ‚krank‘), damit deine Kontaktperson direkt weiß, worum es in deiner E-Mail geht.

Die Anrede gestaltest du je nach Verhältnis zu deiner Kontaktperson formell (Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr) oder informell (Liebe/r; Hallo).

Im Text schilderst du dein Hauptanliegen und nennst alle wichtigen Infos.

In der Grußformel verabschiedest du dich formell (Mit freundlichen Grüßen) oder informell (Liebe Grüße/Viele Grüße) und setzt anschließend deinen Namen bzw. deine Kontaktdaten darunter.

Beispiele für vollständige E-Mails findest du in unseren Vorlagen für Krankmeldungen.

Krankmeldung E-Mail: kostenlose Vorlagen

Du kannst die nachstehenden Vorlagen für Krankmeldungen per E-Mail kostenlos kopieren.

Krankmeldung schreiben – Muster für E-Mails

Krankmeldung E-Mail: Gesetzeslage

Egal, ob du deine Krankmeldung per E-Mail, SMS, WhatsApp, telefonisch oder über eine Kommunikationsplattform mitteilst: geltende Rechtsgrundlagen müssen eingehalten werden.

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) gilt:

• unverzüglich beim Arbeitgeber melden:
  „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“ (§ 5 Abs. 1 Satz 1)
• nach dem 3. Krankheitstag ärztliche Krankschreibung vorlegen:
  Du musst spätestens am vierten Kalendertag bei einem Arzt/einer Ärztin vorstellig werden und deine Krankheit bescheinigen lassen.

  Seit 2023 gibt es dafür die digitale eAU (= elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung), die vom Arbeitgeber direkt bei deiner Krankenkasse abgerufen werden kann.

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Häufig gestellte Fragen zu Krankmeldungen per E-Mail

Wie formuliere ich eine Krankmeldung per E-Mail?

Bei einer Krankmeldung per E-Mail solltest du Folgendes beachten:

• Aussagekräftige Betreffzeile: Schreibe in den Betreff ‚Krankmeldung‘ oder ‚Ich bin krank‘, sodass direkt klar ist, worum es in deiner Mail geht.
• Wichtige Infos: Informiere über die Dauer der Erkrankung (sofern bekannt) und weitere Schritte, wie einen geplanten Arzttermin oder die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Beispiel:

Sehr geehrte Frau [Name]/Sehr geehrter Herr [Name],

leider muss ich mich krankheitsbedingt für den heutigen Tag abmelden.

Ich denke, dass ich morgen wieder zur Arbeit kommen kann.

Andernfalls werde ich Sie umgehend informieren.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Tipp:

Wenn du Hilfe beim Formulieren deiner Krankmeldung benötigst, nutze Quillbots kostenlosen E-Mail-Generator.

Ist eine Krankmeldung per E-Mail ausreichend?

Ja, eine Krankmeldung per E-Mail ist ausreichend, sofern nichts anderes in deinem Arbeitsvertrag oder mit deiner/m Vorgesetzten vereinbart wurde.

Wichtig ist, dass du dich unverzüglich (am selben Tag) bei deiner Arbeitsstelle meldest.

Nach drei Tagen Krankheit musst du zusätzlich in einer Arztpraxis vorstellig werden, wo eine eAU (= elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) erstellt wird.

Tipp:

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