Zahlungserinnerung | Vorlagen, Infos & Tipps
Mit einer Zahlungserinnerung weist du einen Rechnungsempfänger freundlich darauf hin, dass er noch eine offene Rechnung bezahlen muss.
Hier findest du hilfreiche Tipps zum Verfassen von Zahlungserinnerungen sowie kostenlose Vorlagen zum Kopieren.
Unsere KI hilft dir auch beim Verfassen anderer Texte wie Kündigungsschreiben oder Stellenbeschreibungen.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Mit einer Zahlungserinnerung weist man einen Rechnungsempfänger (z. B. Kunden oder Auftraggeber) darauf hin, dass er eine Rechnung noch nicht bezahlt hat.
Die Zahlungserinnerung ist ein höflicher Reminder, der im Gegensatz zu einer Mahnung noch keine rechtlichen Konsequenzen hat.
Meistens versendet man die Zahlungserinnerung 3–14 Tage nach Verstreichen des vereinbarten Zahlungsziels (z. B. ‚14 Tage nach Erhalt der Rechnung‘), wenn die Zahlung bis dahin nicht eingegangen ist.
Wenn kein individuelles Zahlungsziel auf der Rechnung vermerkt ist, gilt § 286 BGB (= Bürgerliches Gesetzbuch): Hiernach muss ein offener Betrag, z. B. über eine erhaltene Ware oder Dienstleistung, innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden.
‚Zahlung 14 Tage nach Erhalt der Rechnung‘ heißt also nicht, dass man sich mit der Überweisung bis zum letzten Tag der Frist Zeit lassen kann.
Das sollte in einer Zahlungserinnerung stehen
Da hinter einem Zahlungsversäumnis meist keine böse Absicht steckt, sollte die Zahlungserinnerung freundlich formuliert sein.
Außerdem zahlen die meisten Personen nach Erhalt einer Zahlungserinnerung bereitwilliger und schneller als nach Erhalt einer Mahnung, da die Zahlungserinnerung vorwiegend als Service verstanden wird.
Es gibt keine festen Vorgaben für Zahlungserinnerungen. Bestenfalls sollte das Schreiben jedoch folgende Punkte enthalten:
- Name und Anschrift: von Empfänger und Absender
- Betreff: ‚Zahlungserinnerung‘
- Bezug zur offenen Rechnung: offener Betrag (inkl. MwSt.), Rechnungsnummer und Rechnungsdatum; ggf. zu zahlende Leistung/Ware sowie Bestelldatum
- Personalisierung: Kunden- oder Vorgangsnummer (falls vorhanden)
- Altes und neues Zahlungsziel: altes Zahlungsziel erwähnen, neues Zahlungsziel benennen (z. B. Frist von 7–14 Tagen)
- Zahlungsaufforderung
- Zusatz: ‚Zahlungserinnerung hinfällig, falls Rechnungsbetrag zwischenzeitlich bezahlt wurde‘
- Bankdaten
- Kontaktperson
Auf unserem Blog findest du verschiedene Artikel rund um die Themen ‚Briefe schreiben‘ und ‚E-Mails schreiben‘, z. B.:
Freundliche Zahlungserinnerung: Vorlagen
Hier findest du kostenlose Vorlagen für Zahlungserinnerungen zum Kopieren.
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formell |
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| Betreff: Freundliche Erinnerung an Ihre offene Rechnung
Text: Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], vielen Dank, dass Sie bei uns bestellt haben/vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Bei einer kurzen Überprüfung unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro derzeit noch offen ist. Im Alltag kann so etwas schnell einmal untergehen, daher möchten wir Sie mit dieser Nachricht freundlich daran erinnern. Falls Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als erledigt. Andernfalls bitten wir Sie, die Zahlung innerhalb der nächsten 10 Tage vorzunehmen. Die entsprechenden Kontodaten finden Sie unten stehend. Bei Unklarheiten oder Fragen melden Sie sich gerne bei uns – wir helfen Ihnen jederzeit weiter. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Mit freundlichen Grüßen [Name] Signatur (Kontaktdaten) Bankdaten |
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formell kurz |
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| Betreff: Freundliche Zahlungserinnerung
Text: Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], hiermit möchten wir Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro noch offen ist. Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens [Datum] auf das untenstehende Bankkonto. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, können Sie dieses Schreiben einfach ignorieren. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße [Name] Signatur (Kontaktdaten) Bankdaten |
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informell |
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| Betreff: Erinnerung zur Zahlung deiner Rechnung
Text: Hey/Hallo [Name], ich wollte dich kurz daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] noch offen ist. Falls du die Zahlung schon erledigt hast, brauchst du nichts weiter tun. Ansonsten möchte ich dich bitten, den Betrag in den nächsten Tagen zu überweisen. Melde dich gern, wenn noch etwas unklar ist. Herzlichen Dank und viele Grüße Signatur (Kontaktdaten) Bankdaten |
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locker-humorvoll |
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| Betreff: Oops… Zahlung vergessen?
Text:Hallo [Name], wer kennt es nicht: Man vergisst den Geburtstag der Mutter oder den eigenen Hochzeitstag und der Tag ist gelaufen. So ein Glück, dass in diesem Fall nur eine Rechnung vergessen wurde. Puh – der Tag ist gerettet! Damit er noch schöner wird, möchten wir dich bitten, die Rechnung [Nummer] vom [Datum] in Höhe von [Betrag] zeitnah zu überweisen. Falls du den Betrag schon beglichen hast, darfst du diese Nachricht gern direkt wieder … vergessen. Bei Fragen melde dich einfach bei uns. Vielen Dank und liebe Grüße [Name] Signatur (Kontaktdaten) Bankdaten |
Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist keine Mahnung.
Sie ist eine freundliche, unverbindliche Aufforderung, eine offene Rechnung zu begleichen. Eine Zahlungserinnerung hat keine rechtlichen Konsequenzen.
Im Gegensatz dazu setzt eine Mahnung den Rechnungsempfänger offiziell in Verzug. In einer Mahnung können auch Verzugszinsen geltend gemacht werden.
Sollte die offene Rechnung trotz einer oder mehrerer Mahnungen nicht beglichen werden, können rechtliche Schritte bis hin zur Zwangsvollstreckung eingeleitet werden.
Man kann eine Mahnung aber auch ohne vorherige Zahlungserinnerung verschicken, sobald das Zahlungsziel verstrichen ist und die Rechnung nicht beglichen wurde.
Zahlungserinnerung Englisch: Muster
Hier findest du eine kostenlose Vorlage für eine Zahlungserinnerung auf Englisch:
Dear Mr/Ms [Name],We would like to kindly remind you that invoice no. [Nummer] dated [Datum] in the amount of [Betrag] is still outstanding.
If your payment has already been made, please disregard this message. Otherwise, we would appreciate it if you could transfer the outstanding amount by [Zieldatum].
Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Kind regards,
[Name]
Signatur (Kontaktdaten)
Bankdaten
Häufig gestellte Fragen zur Zahlungserinnerung
- Was kann ich in einer Zahlungserinnerung schreiben?
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In einer Zahlungserinnerung solltest du folgende Punkte aufführen:
- alte Rechnung, um die es geht (Rechnungsnummer und -datum)
- offener Betrag inkl. MwSt.
- neues Zahlungsziel
- Bankdaten
Beispiel:
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],hiermit möchten wir Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro noch offen ist.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens [Datum] auf das untenstehende Bankkonto. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, können Sie dieses Schreiben einfach ignorieren.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüße
[Name]
Signatur (Kontaktdaten)
Bankdaten
Tipp:
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- Was ist ein guter Text für eine Zahlungserinnerung?
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In einer Zahlungserinnerung kannst du Folgendes schreiben:
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.
Bei einer Überprüfung unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro derzeit noch offen ist. Im Alltag kann so etwas schnell einmal untergehen, daher möchten wir Sie mit dieser Nachricht freundlich daran erinnern.
Falls Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als erledigt. Andernfalls bitten wir Sie, die Zahlung innerhalb der nächsten 10 Tage vorzunehmen.
Bei Unklarheiten oder Fragen melden Sie sich gerne bei uns.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung!
Mit freundlichen Grüßen
Tipp:
Wenn du eine eigene Zahlungserinnerung formulieren möchtest, verwende Quillbots kostenlosen KI-Texter.
- Kann ich eine Mahnung ohne Zahlungserinnerung schicken?
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Ja, du kannst eine Mahnung ohne vorherige Zahlungserinnerung verschicken.
Das Versenden einer Mahnung ist zulässig, sobald das ursprüngliche Zahlungsziel oder die gesetzliche Frist von 30 Tagen nach Rechnungseingang abgelaufen ist, ohne dass der offene Betrag bezahlt wurde.
Tipp:
Lass dir von Quillbots kostenlosem KI-Texter beim Formulieren einer Zahlungserinnerung oder Mahnung helfen.
- Was ist die gesetzliche Frist für eine Zahlungserinnerung?
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Eine Zahlungserinnerung ist kein gesetzlich geregeltes Dokument. Daher gibt es auch keine festen Vorgaben oder Fristen.
Am besten verschickst du die Zahlungserinnerung 3–14 Tage nach Verstreichen des vereinbarten Zahlungsziels, sofern der offene Betrag noch nicht bezahlt wurde.
Tipp:
Du möchtest nicht mehr zu spät kommen oder etwas Wichtiges vergessen? Organisiere dich neu mit Quillbots KI-Generator für Checklisten.
- Sind Zahlungserinnerung und Mahnung das Gleiche?
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Nein, eine Zahlungserinnerung ist nicht das Gleiche wie eine Mahnung.
Eine Zahlungserinnerung ist eine unverbindliche Aufforderung, eine offene Rechnung zu begleichen.
Im Gegensatz dazu setzt eine Mahnung den Rechnungsempfänger offiziell in Verzug.
In einer Mahnung können auch Verzugszinsen geltend gemacht und rechtliche Schritte angekündigt werden.
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