E-Mail-Signatur erstellen | mit Beispielen und Vorlagen
Eine E-Mail-Signatur ist eine digitale Visitenkarte, die als Text- oder Grafikelement am Schluss der E-Mail platziert wird.
Sie enthält wichtige Angaben wie Name, Position und Kontaktdaten des Absenders sowie häufig weiterführende Links zu Webseiten oder Social-Media-Accounts.
Mobil: +49 (0) 151 12345678
Web: www.persönlicher-blog-beispiel.de
Social: [Facebook] | [Instagram] | [LinkedIn]
In geschäftlichen E-Mails enthält die Signatur außerdem gesetzliche Pflichtangaben für Geschäftsbriefe. Welche das sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.
Muster-IT-Lösungen GmbH Musterstraße 123 | 12345 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 123 456 78
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E-Mail: m.mustermann@beispiel-firma.de
Website: www.beispiel-adresse.de
Vernetzen wir uns: [LinkedIn] | [Xing]
Pflichtangaben gemäß § 35a GmbHG:
Muster-IT-Lösungen GmbH | Sitz der Gesellschaft: Berlin
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg
Registernummer: HRB 123456 B
Geschäftsführer: Dr. Erika Musterfrau
Was steht in der E-Mail-Signatur? (Inhalt)
Die E-Mail-Signatur ist im modernen Schriftverkehr so etwas wie die digitale Visitenkarte des Absenders. Sie wird unter der eigentlichen Nachricht platziert und enthält üblicherweise folgende Angaben:
- vollständiger Name
- Berufsbezeichnung oder Rolle im Unternehmen
- Kontaktinformationen
- Links zur Website
- Links zu Social-Media-Accounts
Geschäftliche E-Mails gelten in Deutschland als Geschäftsbriefe und müssen zusätzlich bestimmte Pflichtangaben enthalten, die von der Rechtsform des Unternehmens abhängen.
Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind laut § 35a GmbHG folgende Angaben verpflichtend (Stand: April 2026):
- Offizieller Firmenname laut Handelsregister
- Rechtsform des Unternehmens
- Sitz der Gesellschaft und zuständiges Registergericht
- Registernummer im Handelsregister
- Namen der Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder
Wie erstellt man eine E-Signatur? (Vorlagen)
Die meisten E-Mail-Programme bieten eine Funktion zum Erstellen einer E-Mail-Signatur. Der genaue Weg unterscheidet sich je nach Anbieter, folgt aber in der Regel diesem Ablauf:
- Einstellungen öffnen
- den Bereich ‚Signatur‘ aufrufen
- Text eingeben oder Vorlage ausfüllen
- speichern und als Standard festlegen
Hier sind Vorlagen für passende E-Mail-Signaturen aus verschiedenen Bereichen.
| Bereich | Vorlage |
|---|---|
| Corporate | [Vorname] [Nachname]
[Position] | [Abteilung] [Firmenname] Tel.: [Telefonnummer] [Straße], [PLZ Ort] LinkedIn: [Link] Registergericht und Nummer: [Ort], [Nummer] Geschäftsführer: [Name] |
| Handwerk | [Vorname] [Nachname]
[Meistertitel] [Name des Betriebs] Tel: [Telefonnummer] Mobil: [Mobilnummer] WhatsApp: [Link/Nummer] LinkedIn/Instagram: [Link] Registergericht und Nummer: [Ort, Nummer] Inhaber/Geschäftsführer: [Name] |
| Freelancer | [Vorname] [Nachname]
[Berufsbezeichnung] [Ladungsfähige Anschrift] Web: [URL] Tel: [Telefonnummer] Portfolio: [Link] Erreichbar: Mo–Fr, 09:00 – 17:00 Uhr |
| Akademisch | [Titel] [Vorname] [Nachname]
[Universität] [Institut] Tel: [Telefonnummer] [ggf. Raum-Nr. / Sprechzeiten] ResearchGate: [Link] LinkedIn: [Link] |
| Privat | [Vorname] [Nachname]
Tel: [Mobilnummer] Web: [persönlicher Blog] Social: [privates Profil/Link] [optional: persönliches Motto oder Zitat] |
Prüfe und aktualisiere regelmäßig alle Verweise, insbesondere Links zu Webseiten, um fehlerhafte Weiterleitungen zu vermeiden.
Wenn du visuelle Elemente verwendest, z. B. ein Firmenlogo, halte das Design möglichst schlicht. Zu viele Farben oder verschiedene Bildelemente wirken oft unprofessionell.
Häufig gestellte Fragen zu E-Mail-Signaturen
- Wo wird eine E-Mail-Signatur verwendet?
-
Du verwendest eine E-Mail-Signatur zwingend in geschäftlichen E-Mails, denn dort ist sie gesetzlich vorgeschrieben.
Du kannst sie aber auch in privaten E-Mails nutzen, z. B. um den Empfänger dezent auf deine Website oder Social-Media-Kanäle hinzuweisen.
Tipp:
Mit Quillbot kannst du Texte aller Art verfassen, z. B. einen wöchentlichen Newsletter.
- Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur?
-
Die meisten E-Mail-Programme beinhalten eine Funktion, mit der du eine persönliche E-Mail-Signatur erstellen kannst. Die Signatur wird dann automatisch deinen E-Mails hinzugefügt.
Die Einrichtung unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter, aber meistens musst du so vorgehen:
- Einstellungen öffnen
- den Bereich ‚Signatur‘ aufrufen
- Text eingeben oder Vorlage ausfüllen
- speichern und als Standard festlegen
Tipp:
Quillbot hilft dir beim Verfassen von Texten aller Art, z. B. Werbeslogans für dein Unternehmen.
