Méthode Kanban : comment bien gérer ses projets

La méthode Kanban est une méthode de gestion des flux de travail. Elle a pour objectif d’améliorer la productivité des employés en facilitant l’organisation des projets ou des tâches dans l’entreprise.

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

Pas toujours facile de prioriser les projets au travail ! Heureusement, il existe de nombreux outils pour vous aider à garder la tête froide et un bon aperçu des tâches en cours.

Parmi elles, la méthode Kanban.

Cette dernière permet de visualiser et de planifier des tâches de manière claire afin d’optimiser la charge de travail et d’améliorer la productivité des employés au travail. Que des points positifs, donc !

Créée par Taiichi Ōno, la méthode Kanban a été utilisée pour la première fois dans les années 1950. Elle a été appliquée au travail dans l’industrie automobile Toyota, lors de la production à flux tendus, avant de s’étendre massivement en 2007 à de nombreuses entreprises, séduites par son concept.

Dans le milieu de l’industrie, cette pratique permet notamment de mieux gérer les demandes ou les commandes en cours, et ainsi d’éviter toute surproduction.

Principes de la méthode Kanban

La méthodologie Kanban repose sur un système de planification sous forme de tableaux, généralement trois colonnes, ces dernières permettant d’avoir un aperçu visuel clair des tâches en cours, prévues ou terminées :

• tâches à faire,
• tâches en cours,
• tâches terminées.

Les colonnes peuvent être complétées par d’autres, complémentaires au projet, telles que :

• idées,
• à tester (A/B test),
• à déployer,
• etc.

Les étiquettes (sous forme de feuillets adhésifs Post-It en format papier ou d’encarts numériques pour un e-Kanban en ligne) peuvent être insérées dans les colonnes correspondantes et déplacées facilement d’une colonne à une autre en fonction de l’avancée des projets.

Étapes de la méthode Kanban

La mise en place de cette approche repose sur plusieurs étapes afin d’optimiser le flux de travail de manière adéquate.

1. Aperçu du flux de travail : cette première étape, déterminante, permet de faire le point sur l’avancement du travail et des projets en cours afin de mieux cerner les objectifs à mettre en place dans le flux de travail (workflow).
2. Création du tableau Kanban : la création des colonnes et des étiquettes Kanban va permettre de catégoriser les processus et les tâches du projet, d’en cerner la structure principale et, éventuellement, les points à améliorer.
3. Limitation des tâches : l’optimisation des tâches nécessite de limiter les étiquettes afin de ne pas surcharger les équipes, et ainsi leur permettre de se dédier pleinement aux processus nécessaires à la mise en œuvre du projet. Ce juste équilibre est un élément-clé de la méthodologie.
4. Suivi du flux de travail : les étiquettes Kanban peuvent être déplacées et actualisées en fonction de l’avancée des projets.
5. Concertation et amélioration du processus : cette étape est l’occasion idéale pour faire le point avec son équipe sur ce qui fonctionne ou ce qui ne fonctionne pas pour ajuster les actions à mettre en place par la suite.

Avantages de la méthode Kanban

La méthode Kanban dispose de nombreux avantages lors du suivi de production :

• meilleure planification et répartition des projets ou des tâches en cours,
• gestion simplifiée, notamment dans un tableau Kanban numérique,
• agilité accrue et amélioration continue,
• meilleure communication,
• transparence et souplesse des processus,
• aperçu clair des tâches attribuées,
• partage et modification simplifiés entre les différents acteurs des projets,
• flexibilité des étiquettes permettant un ajustement évolutif au fil du temps,
• meilleure gestion/identification des problèmes potentiels (projets coexistants sur un même laps de temps, par exemple) ou goulots d’étranglement.

Inconvénients de la méthode Kanban

La méthodologie Kanban peut parfois présenter des limites.

Ainsi, elle ne s’applique pas à tous les projets d’une entreprise : de manière générale, elle est plus facilement applicable dans le milieu de l’industrie sur des pièces d’une même série en vue d’une production accrue et raisonnée. Elle peut aussi présenter ses limites lorsque la production est trop irrégulière.

Enfin, la méthode Kanban doit bien être comprise par les employés pour porter ses fruits et améliorer la productivité. De fait, elle ne peut être appliquée qu’au sein d’un groupe d’employés formé aux méthodes agiles.